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Dienstplan/SPECIFICATION.md

10 KiB
Raw Blame History

README.txt — Monatsplan mit automatischer Vergütung (Variante 2 „streng")

Stand: 14.11.2025 (Deutschland)

Ziel

Diese README beschreibt vollständig, wie eine Excel-Arbeitsmappe aufgebaut wird, die Monatsdienste erfasst und automatisch die Vergütung ermittelt – inkl. Erkennung von Wochenend-/Feiertagsdiensten (inkl. Vortag), Schwellenlogik und Abzug 1,0 WE-Einheit. Variante 2 (streng) ist aktiv: WE-Dienste werden nur vergütet, wenn im Monat mindestens 2,0 WE-Einheiten erreicht werden; sonst 0 €. Wochentage (kein WE) werden stets vergütet.

Hinweise:

  • Region: Deutschland, Bundesland wählbar (steuert Feiertage).
  • Excel-Region: deutsches Excel (Funktionsargumente „;", Dezimal „,").
  • Monatsbezug: Regeln!Monat_Auswahl (erster Tag des Monats).

Fachliche Regeln (Single Source of Truth)

Begriffe

  • WE-Tag (Wochenend-/Feiertagsdienst) ist jeder:
    • Freitag, Samstag, Sonntag
    • gesetzlicher Feiertag des gewählten Bundeslands
    • der Tag vor einem gesetzlichen Feiertag (Vortag)
  • WT-Tag (Wochentag): jeder Tag, der kein WE-Tag ist.

Vergütung

  • WT (kein WE-Tag): 250 € pro 1,0 Einheit (Splits anteilig).
  • WE (WE-Tag):
    • Wenn Monats-Summe WE-Einheiten je Person < 2,0 → Auszahlung 0 € für alle WE-Einheiten.
    • Wenn Monats-Summe WE-Einheiten ≥ 2,0 → Auszahlung 450 €/WE-Einheit, anschließend Abzug genau 1,0 WE-Einheit (max. 1× pro Person/Monat).
    • Abzugs-Priorität: zuerst aus Freitag-WE-Einheiten, Rest aus den übrigen WE-Einheiten (Sa/So/Feiertag/Vortag). Chronologie muss nicht nachgebildet werden; es genügt die Priorität nach Kategorie.

Splits/Anteile

  • Pro Dienst Eintrag mit Anteil in (0,0 … 1,0]; mehrere Einträge pro Datum möglich.
  • Summe der Anteile je Datum soll 1,0 sein (Ampel-/Plausibilitätscheck).

Grenzen und Klarstellungen

  • Schwelle gilt je Person und Kalendermonat.
  • Abzug wird nur angewandt, wenn Schwelle erreicht (≥ 2,0).
  • WE-Dienste unterhalb der Schwelle werden NICHT als Wochentage vergütet.
  • Rundung: Bei Schwellenprüfung Toleranz 1e-4 (z. B. 1,99995 ≈ 2,0).

Parameter (Blatt „Regeln")

  • Satz_WT = 250
  • Satz_WE = 450
  • WE_Schwelle = 2,0
  • Abzug_nach_WE_Schwelle = 1,0
  • BL_Auswahl = Dropdown (z. B. BW, BY, BE, …)
  • Monat_Auswahl = Datum (erster Tag des Zielmonats, z. B. 01.11.2025)
  • Variante = 2 (fix auf „streng")

Optional dokumentieren:

  • Version, Autor, Änderungsdatum, Kurzregeln.

Datei-/Blattstruktur

1) Regeln

  • Parameter s. oben
  • Kurzbeschreibung (Was/Wie/Stand)

2) Feiertage

Tabelle „tblFeiertage" mit Spalten:

  • Datum (Datum)
  • Name (Text)
  • BL (Text, Kürzel des Bundeslandes)

Beispiel-CSV-Schema: Datum;Name;BL

3) Plan (Erfassung)

Tabelle „tblPlan" (Eingabe durch Nutzer):

  • Datum (Datum, Pflicht)
  • Mitarbeiter (Text, Pflicht)
  • Anteil (Zahl, 0<Anteil≤1; Summe je Datum ≈ 1,0)

Hilfsspalten (Formeln, verborgen oder am Rand):

  • Ist_FEIERTAG, Ist_VORTAG, Ist_Freitag, Ist_WE_Tag, Ist_WT_Tag
  • MonatKey (YYYYMM-Marker für Monat_Auswahl)

4) Auswertung (je Person, je Monat)

Tabelle „tblAuswertung":

  • Mitarbeiter
  • WT_Einheiten
  • WE_Freitag
  • WE_Andere
  • WE_Gesamt
  • WE_Schwelle_erreicht (JA/NEIN)
  • Abzug_gesamt, Abzug_von_Freitag, Abzug_von_Andere
  • WE_bezahlt
  • Auszahlung_WT, Auszahlung_WE, Auszahlung_Gesamt

5) Checks (Qualität/Prüfungen)

  • Ampel „Summe Anteile je Datum = 1,0"
  • Liste Unstimmigkeiten (z. B. fehlender Mitarbeiter, Datum außerhalb Monat)

Benannte Bereiche (empfohlen)

  • Regeln!Satz_WT, Regeln!Satz_WE, Regeln!WE_Schwelle, Regeln!Abzug_nach_WE_Schwelle
  • Regeln!BL_Auswahl, Regeln!Monat_Auswahl, Regeln!Variante
  • Feiertage_Termine (dynamisch gefilterte Feiertage des gewählten BL)

Formeln (deutsches Excel)

Hinweis: Funktionsargumente mit „;". Für Office 365 werden FILTER/LET/XLOOKUP verwendet. Für Nicht‑365 stehen SUMMENPRODUKT‑Alternativen weiter unten.

A) Feiertage_Termine (benannter Bereich, Office 365)

In Namen-Manager:

=FILTER(tblFeiertage[Datum];tblFeiertage[BL]=Regeln!BL_Auswahl)

B) Erkennung im Blatt Plan (je Zeile der tblPlan)

  1. MonatKey (hilft beim Filtern auf den Zielmonat):

    =TEXT([@Datum];"YYYYMM")

  2. Ist_FEIERTAG:

    =ISTZAHL(VERGLEICH([@Datum];Feiertage_Termine;0))

  3. Ist_VORTAG (Tag vor einem Feiertag):

    =ISTZAHL(VERGLEICH([@Datum]+1;Feiertage_Termine;0))

  4. Ist_Freitag:

    =WOCHENTAG([@Datum];2)=5

  5. Ist_WE_Tag:

    =ODER([@Ist_Freitag];WOCHENTAG([@Datum];2)=6;WOCHENTAG([@Datum];2)=7;[@Ist_FEIERTAG];[@Ist_VORTAG])

  6. Ist_WT_Tag:

    =NICHT([@Ist_WE_Tag])

C) Aggregation je Mitarbeiter im Blatt Auswertung (Office 365)

Voraussetzungen:

  • In tblAuswertung steht in [@Mitarbeiter] der Name.
  • Monat_Auswahl ist der 1. des Zielmonats.
  • StartMonat = Regeln!Monat_Auswahl
  • EndeMonat = EOMONAT(Regeln!Monat_Auswahl;0)

Für bessere Lesbarkeit hier als Zeilenformeln mit SUMMEWENNS + Filterkriterien:

  1. WT_Einheiten:

    =SUMMEWENNS(tblPlan[Anteil];
            tblPlan[Mitarbeiter];[@Mitarbeiter];
            tblPlan[Datum];">="&Regeln!Monat_Auswahl;
            tblPlan[Datum];"<="&EOMONAT(Regeln!Monat_Auswahl;0);
            tblPlan[Ist_WT_Tag];WAHR)

  2. WE_Freitag:

    =SUMMEWENNS(tblPlan[Anteil];
            tblPlan[Mitarbeiter];[@Mitarbeiter];
            tblPlan[Datum];">="&Regeln!Monat_Auswahl;
            tblPlan[Datum];"<="&EOMONAT(Regeln!Monat_Auswahl;0);
            tblPlan[Ist_WE_Tag];WAHR;
            tblPlan[Ist_Freitag];WAHR)

  3. WE_Andere (WE außer Freitag):

    =SUMMEWENNS(tblPlan[Anteil];
            tblPlan[Mitarbeiter];[@Mitarbeiter];
            tblPlan[Datum];">="&Regeln!Monat_Auswahl;
            tblPlan[Datum];"<="&EOMONAT(Regeln!Monat_Auswahl;0);
            tblPlan[Ist_WE_Tag];WAHR;
            tblPlan[Ist_Freitag];FALSCH)

  4. WE_Gesamt:

    =[@WE_Freitag]+[@WE_Andere]

  5. Abzug_gesamt:

    =WENN([@WE_Gesamt]>=Regeln!WE_Schwelle-0,0001;Regeln!Abzug_nach_WE_Schwelle;0)

  6. Abzug_von_Freitag:

    =MIN([@Abzug_gesamt];[@WE_Freitag])

  7. Abzug_von_Andere:

    =MAX(0;[@Abzug_gesamt]-[@Abzug_von_Freitag])

  8. WE_bezahlt (Gate durch Schwelle):

    =WENN([@WE_Gesamt]<Regeln!WE_Schwelle-0,0001;0;
     ([@WE_Freitag]-[@Abzug_von_Freitag]) + ([@WE_Andere]-[@Abzug_von_Andere]))

  9. Auszahlung_WE:

    =[@WE_bezahlt]*Regeln!Satz_WE

  10. Auszahlung_WT:

    =[@WT_Einheiten]*Regeln!Satz_WT

  11. Auszahlung_Gesamt:

    =[@Auszahlung_WE]+[@Auszahlung_WT]

  12. WE_Schwelle_erreicht (JA/NEIN):

    =WENN([@WE_Gesamt]>=Regeln!WE_Schwelle-0,0001;"JA";"NEIN")

D) Nicht‑365‑Alternativen (ohne FILTER)

  1. Ist_FEIERTAG (im Plan):

    =SUMMENPRODUKT((tblFeiertage[Datum]=[@Datum])*(tblFeiertage[BL]=Regeln!BL_Auswahl))>0

  2. Ist_VORTAG:

    =SUMMENPRODUKT((tblFeiertage[Datum]=[@Datum]+1)*(tblFeiertage[BL]=Regeln!BL_Auswahl))>0

Die übrigen Aggregationen lassen sich mit SUMMENPRODUKT statt SUMMEWENNS abbilden, z. B. WT_Einheiten:

=SUMMENPRODUKT((tblPlan[Mitarbeiter]=[@Mitarbeiter])*
               (tblPlan[Datum]>=Regeln!Monat_Auswahl)*
               (tblPlan[Datum]<=EOMONAT(Regeln!Monat_Auswahl;0))*
               (tblPlan[Ist_WT_Tag]=WAHR)*
               (tblPlan[Anteil]))

Eingabe- und Validierungsregeln

Plan-Eingabe (tblPlan)

  • Erforderlich: Datum, Mitarbeiter, Anteil (0<Anteil≤1).
  • Pro Datum muss Summe der Anteile ≈ 1,0 sein.

Ampel (Checks-Blatt oder bedingte Formatierung im Plan)

  • Regel: Für jedes Datum D gilt |SUMME(Anteil an D) − 1,0| ≤ 0,0001 → grün; sonst rot.

Beispiel-Formel (als hilfsweise Matrix in Checks):

=ABS(SUMMEWENNS(tblPlan[Anteil];tblPlan[Datum];D2)-1)<=0,0001

Fehlerliste

  • Datensätze außerhalb des ausgewählten Monats
  • Anteil ≤ 0 oder > 1
  • Leerer Mitarbeiter
  • Doppelte Einträge, wenn nicht beabsichtigt

Testfälle (sollten „grün" durchlaufen)

  1. Unter Schwelle:
    A hat 1,75 WE und 1,0 WT → Auszahlung_WE = 0 €; Auszahlung_WT = 250 €.

  2. Genau Schwelle:
    A hat 2,0 WE (Fr 1,0 + Sa 1,0) → Abzug 1,0 (zuerst Fr) → WE_bezahlt = 1,0 → 450 €.

  3. Über Schwelle ohne Freitag:
    A hat 2,0 WE (nur Sa+So) → Abzug 1,0 aus „Andere" → WE_bezahlt = 1,0 → 450 €.

  4. Starke Überdeckung:
    A hat 3,5 WE → Abzug 1,0 → WE_bezahlt = 2,5 → 2,5×450 €.

  5. Splits rund um 2,0:
    A hat Fr 0,4 + Sa 0,6 + So 1,0 → Summe 2,0 → Abzug 1,0
    (0,4 von Fr, 0,6 von Andere) → WE_bezahlt = 1,0 → 450 €.

  6. Unter Schwelle, nur WE-Tage:
    A hat 1,0 WE, 0 WT → Auszahlung_WE = 0 €; Auszahlung_Gesamt = 0 €.

  7. Vortag-Feiertag:
    Feiertag Dienstag; Montag ist Vortag (WE). A: Mo(Vortag) 1,0 + Mi (WT) 1,0.
    WE_Gesamt = 1,0 < 2,0 → Auszahlung_WE = 0 €; WT = 250 €.

Edge-Cases und Präzisierungen

  • Abzug nur einmal pro Person/Monat (fix 1,0), und nur wenn Schwelle erreicht.
  • Der Vortag eines Feiertags ist WE-Tag – unabhängig davon, welcher Wochentag er ist.
  • Wenn WE_Freitag < 1,0, wird der restliche Abzug (bis 1,0) von WE_Andere genommen.
  • Monatswechsel: Daten genau per >=Monat_Auswahl und <=EOMONAT(Monat_Auswahl;0) filtern.
  • Rundungstoleranz 1e-4 bei Schwelle und Datumssummen (Splits wie 0,33/0,67).
  • Tabellen-Namen („tblPlan", „tblFeiertage", „tblAuswertung") konsequent verwenden.

Pflege und Handover

  • Bundesland wählen: Regeln!BL_Auswahl.
  • Feiertage pflegen: In „tblFeiertage" neue Jahre ergänzen (Datum/Name/BL). Keine Formeländerung nötig.
  • Sätze/Schwelle/Abzug anpassbar in „Regeln".
  • Versionierung: In „Regeln" Versionsinfo führen (Datum, Autor, Änderung).

Lieferumfang (empfohlen):

  • Vorlage (.xltx) + Beispielmappe mit ausgefülltem Muster-Monat,
  • CSV-Schablone für Feiertage (Spalten: Datum;Name;BL),
  • Screenshot/Notiz der Datenvalidierungen und bedingten Formatierungen.

Mini-Changelog

  • 14.11.2025: Umstellung auf Variante 2 (streng). WE-Vergütung nur bei WE_Summe ≥ 2,0, anschließend Abzug 1,0 (Freitag zuerst). Unterhalb der Schwelle: WE-Auszahlung = 0 €.
  • 13.11.2025: Vorversion (Variante 1) mit WE-Auszahlung ab erstem WE-Dienst und Abzug nach Schwelle (ersetzt).

Kurztext (für Blatt „Regeln" als Readme-Hinweis)

„WE-Tag = Fr/Sa/So/Feiertag/Vortag (BL-abhängig). Variante 2 (streng): WE werden nur vergütet, wenn im Monat ≥ 2,0 WE-Einheiten erreicht werden; dann 450 €/WE und Abzug 1,0 (Freitag zuerst). WT werden immer mit 250 € vergütet. Splits anteilig. Monat und Bundesland oben wählen."

— Ende der README —